Logiciel de planning : planifier les horaires en toute simplicité
1- Réussir son projet de déploiement de logiciel de planning
La gestion de planning consiste à élaborer l’emploi du temps sur les horaires de travail des collaborateurs. Les heures planifiées tiennent compte des contraintes organisationnelles de l’entreprise, mais le planning doit également s’appuyer sur le contrat de travail en se référant à la durée hebdomadaire de travail ou annuelle selon le type de contrat.
Pour réussir son projet de déploiement de logiciel gestion des plannings, il faudra avant tout déterminer si l’entreprise a besoin d’établir un planning à la semaine, à l’année ou de façon ponctuelle, en cas de pic d’activité par exemple. Cette mise au point permet de déterminer la stratégie de planification à adopter.
Ensuite, il faudra identifier le processus en vigueur de saisie des temps dans l’entreprise.
2. Les salariés ont-ils déjà la culture de remplir une fiche de temps ?
Lorsque dans le processus RH de l’entreprise, la culture du remplissage des temps de travail est déjà intégré, les évolutions sont plus faciles. Notamment dans l’adoption des fiches de temps automatisées proposées par le logiciel de planning.
Bien souvent, dans les projets de digitalisation des temps de travail que nous réalisons pour les entreprises, la déclaration des heures se fait déjà à travers des fiches de temps version papier ou fichier Excel.
Dans ces cas là, la mise en place des plannings automatisés est facilitée par le fait que les employés sont déjà sensibilisés à la culture du reporting des heures de travail.
Le système existant peut également proposer un planning Excel combiné à la saisie du temps via fichier Excel.
Dans ce genre de projet ayant déjà un formalisme de planification des heures bien établi, le logiciel de planning à déployer se trouve challengé car l’entreprise souhaite conserver les aspects positifs du planning Excel élaboré manuellement selon ses désirs ou selon ses contraintes de planification.
Le plus souvent l’entreprise est amenée à faire des compromis, car le futur logiciel de planning généralement en mode SaaS se déploie avec des fonctionnalités standards pré-codées. Il s’agit des fonctionnalités communes à l’ensemble des entreprises susceptibles de souscrire au logiciel de planning SaaS.
3. L'entreprise a t-elle besoin de créer un planning toutes les semaines ?
Certaines entreprises n’ont pas spécialement besoin d’établir un planning de travail à la semaine.
Pour ce type d’organisation, les employés savent plus ou moins sur quelles missions ils doivent travailler au quotidien.
A l’inverse, dans certaines entreprises, le salarié a besoin de consulter un planning de travail pour découvrir ses horaires, son poste de travail ou encore les missions à effectuer.
Par exemple, dans le secteur de la restauration, les employés sont amenés à consulter le planning des horaires du restaurant. Dans ce sens, un logiciel planning peut les aider à accéder à l’information facilement.
Nous pouvons également citer en exemple le secteur BTP où le planning de gestion de chantier est important car il permet d’affecter les adresses ou les missions des chantiers à chaque agent.
Dans ce contexte, le planning de gestion de chantier permet de maîtriser les délais de réalisation d’un chantier, ainsi que les contraintes de suivi des temps consommés.
4. Contrainte de planification individuelle ou par équipe ?
Si le manager doit réaliser une planification individuelle de chaque membre de l’équipe avec des horaires différents, la tâche devient encore plus difficile. Pour aider à accomplir la planification, le logiciel de planning développé par nos ingénieurs informatique propose des fonctionnalités avancées pour :
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Dupliquer les horaires d’une date à une autre ;
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Dupliquer les semaines de façon à répliquer le même planning sur les semaines à venir ;
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Ajout d’utilisateurs supplémentaires sur la même plage horaire. Cette option permet de faire une planification en masse, pour vous éviter de planifier des heures individuellement.
5. Modes d'affichage du planning
La fonction de base d’un planning employés est d’affecter une tâche à un collaborateur suivant une heure de début et une heure de fin.
Cette association employé, tâche et horaires, peut être visualisée sous différents formats.
Le mode d’affichage à privilégier dépend des contraintes organisationnelles de chaque entreprise.
Dans certaines organisations, le planning peut intégrer une colonne supplémentaire sur le nom du client, projet ou chantier.
Cela montre à quel point un planning de travail ne peut pas être standardisé de façon uniforme pour toutes les entreprises.
Pour mieux répondre à vos attentes notre outil de planning offre plusieurs vues différentes.
Cela permet aux entreprises de différents secteurs d’activité d’utiliser notre outil de planning.
– Planning pour entreprises de BTP
Dans ce contexte, l’entreprise de BTP privilégie la planification des chantiers.
En parallèle, le salarié qui déclare le temps passé sur chaque chantier pourra également se servir de la même fiche de temps pour valider ses heures de travail RH.
Planification projet bureaux d'études
Parmi les entreprises bureaux d’études, nous pouvons citer les types d’entreprises suivantes : les architectes, les entreprises d’ingénierie, bio technologies etc.
Ces profils d’entreprises font généralement appel à nous pour la planification des heures de travail par projet.
Logiciel de planning pour les restaurants
Un planning de travail pour une activité de restaurant se focalise sur les horaires de travail des salariés.
Chaque salarié consulte son planning individuel pour découvrir ses heures d’embauche.
Le Manager de restaurant peut également associer des activités aux créneaux horaires pour déterminer par exemple le nombre de personnes prévues en cuisine, à la réception ou en salle.
Planning pour entreprise de boulangerie
Comme pour les restaurants, le secteur de boulangerie utilise régulièrement les plannings. Ils sont utilisés pour aider les salariés à prendre connaissance de leurs horaires de travail ou encore de leur poste de travail.
Le planning de travail est exploité pour une utilisation interne dans l’entreprise.
Un tel planning ne doit pas être confondu avec l’emploi du temps des heures d’ouverture de l’enseigne.
Les horaires d’ouverture concernent le plus souvent la clientèle externe, tandis que le planning de travail s’adresse aux salariés de l’entreprise.
Pour compléter cet article, nous vous invitons à lire notre article dédié aux logiciels de congés ou de consulter la vidéo dédiée à ce sujet.
